SAP MM & Analytics
SAP Einkaufsreporting: KPIs von BANF bis Rechnung
Ein Dashboard wird erst dann steuerungsrelevant, wenn Status, Beträge und Zeitbezug fachlich eindeutig sind. Im Einkauf bedeutet das: Bedarf, Freigabe, Bestellung, Wareneingang, Rechnung und Obligo müssen zu einem konsistenten Prozessbild verbunden werden.
Ausgangspunkt
Nicht mit dem Dashboard beginnen.
Viele Reporting-Projekte starten mit verfügbaren Tabellenfeldern oder Visualisierungswünschen. Besser ist eine fachliche Frage: Welche Bestellung benötigt Aufmerksamkeit, welches Budget ist bereits gebunden und an welcher Stelle entsteht die Verzögerung?
- Steuerungsfrage definieren
- Statusmodell fachlich festlegen
- Betragslogik und Währung klären
- Zeitpunkte und Durchlaufzeiten definieren
- Datenquellen und Aktualität dokumentieren
Prozesskette
Von der Anforderung bis zur Rechnung.
Ein verständliches Statusmodell verbindet fachliche Ereignisse, ohne jeden technischen Belegstatus ungefiltert in das Dashboard zu übernehmen.
Geplant
Ein Bedarf ist fachlich bekannt, aber noch nicht als BANF oder Bestellung im System angelegt.
Angefordert und freigegeben
Die BANF ist erfasst und hat die relevanten Freigabeschritte durchlaufen.
Bestellt
Eine Bestellung bindet Budget und erzeugt das Bestellobligo.
Geliefert
Wareneingänge reduzieren offene Mengen und verändern die Obligo-Betrachtung.
Berechnet
Rechnungseingang und Buchung schließen den finanziellen Vorgang schrittweise ab.
Kernkennzahlen
KPIs müssen eine Handlung auslösen können.
Offenes Bestellobligo
Bestellwert abzüglich bereits erfasster Wareneingänge oder Rechnungen – abhängig von der fachlich vereinbarten Logik.
Offener Wareneingang
Bestellte Menge oder Wert, für die noch kein vollständiger Wareneingang vorliegt.
Offene Rechnung
Gelieferte Leistung, für die noch keine vollständige Rechnungsbuchung erfolgt ist.
Durchlaufzeit
Zeit zwischen Bedarf, Freigabe, Bestellung, Lieferung und Rechnung – getrennt nach beeinflussbaren Phasen.
Datenmodell
Belege verbinden, ohne Zeilen zu vervielfachen.
BANF, Bestellung und Historie haben unterschiedliche Granularitäten. Ein naiver Join kann Beträge vervielfachen. Das Modell braucht deshalb definierte Faktentabellen, Schlüssel und Aggregationsregeln.
Typische SAP-Quellen
- EBAN für Bestellanforderungen
- EKKO und EKPO für Bestellungen
- EKBE für Bestellhistorie
- EKET für Liefertermine
- Material- und Rechnungsbelege für WE und RE
- CO-/Budgetdaten für Kontierung und Mittelbindung
SAP Analytics Cloud
Eine Story ist die letzte Schicht, nicht das Datenmodell.
SAC sollte ein stabiles semantisches Modell nutzen. Status, Kennzahl und Filterlogik müssen unabhängig von der einzelnen Visualisierung nachvollziehbar bleiben.
SAP- & BI-Beratung- Management-Übersicht mit wenigen steuerungsrelevanten KPIs
- Drilldown nach Organisation, Warengruppe, Kontierung und Zeitraum
- Aging für offene Vorgänge
- Ausnahmelisten für konkrete Bearbeitung
- Dokumentierte Berechnungslogik je Kennzahl
Häufige Fehler
Technisch richtige Zahlen können fachlich irreführend sein.
Endlieferungs- und Endrechnungskennzeichen, Stornos, Teilmengen, Mehrfachkontierungen, Währungen und historische Änderungen beeinflussen die Aussage. Diese Regeln gehören in die KPI-Dokumentation.
- Bestellwert wird mit Obligo gleichgesetzt.
- Wareneingang und Rechnung werden ohne Statuskontext addiert.
- Durchlaufzeiten nutzen falsche Start- oder Endzeitpunkte.
- Stornierte oder erledigte Positionen bleiben in offenen Listen.
- Dashboardfilter verändern unbemerkt den Nenner einer Kennzahl.
Nächster Schritt
Reporting fachlich prüfen, bevor neue Visualisierungen gebaut werden.
Das SAP Reporting Review bewertet Steuerungsfragen, Kennzahlen, Quellen, Statuslogik und das Zielbild für SAC oder andere BI-Werkzeuge.
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