Wiederverwendbarer Lösungsbaustein
Buchhaltungs-Automatisierung
Die Lösung automatisiert nicht die fachliche Verantwortung, sondern die vorbereitende Arbeit: Belege werden erfasst, relevante Informationen extrahiert und als Kontierungsvorschlag für einen kontrollierten Review bereitgestellt.
Ausgangslage
Wiederkehrende Belegarbeit bindet Aufmerksamkeit statt Fachwissen
Belege werden gesichtet, Lieferanten und Beträge übertragen und ähnliche Geschäftsvorfälle immer wieder neu eingeordnet. Die Arbeit ist repetitiv, fachlich relevante Ausnahmen müssen aber trotzdem zuverlässig erkannt werden.
- manuelle Übertragung aus Dokumenten
- uneinheitliche Behandlung ähnlicher Fälle
- späte Fehlererkennung und wenig nachvollziehbare Korrekturen
Lösungsansatz
Automatisierte Vorbereitung mit verbindlicher Freigabe
Regeln und KI übernehmen Extraktion, Plausibilisierung und Vorschlagserstellung. Der Mensch sieht die relevanten Informationen in einem Review-Schritt und entscheidet, bevor Daten an sevDesk übergeben werden.
- strukturierte Erfassung der Belegdaten
- Kontierungs- und Zuordnungsvorschläge
- bestätigte Übergabe über sevDesk-API und MCP
01 / FUNKTIONSMODELL
Was die Lösung leistet
Klare Trennung zwischen Assistenz und Verantwortung
Erkennen und extrahieren
Lieferant, Datum, Beträge und weitere relevante Merkmale werden aus dem Beleg vorbereitet.
Prüfen und vorschlagen
Regeln und KI vergleichen den Fall mit Vorgaben und bereiten eine mögliche Kontierung vor.
Bestätigen und übergeben
Ein Mensch korrigiert oder bestätigt; erst danach werden freigegebene Daten weitergegeben.
Prozesslogik
Ein Review Loop statt autonomer Buchungslogik
Die Darstellung zeigt den fachlichen Ablauf. Einzelne Integrationen können je nach vorhandener Systemlandschaft ausgetauscht werden.
- 01Beleg
Dokument aus einem definierten Eingang übernehmen.
- 02Extraktion
Relevante Felder und Belegmerkmale strukturiert erfassen.
- 03Plausibilität
Werte, Pflichtfelder und bekannte Regeln prüfen.
- 04Review
Kontierungsvorschlag bestätigen, korrigieren oder zurückweisen.
- 05Übergabe
Nur freigegebene Informationen an sevDesk übermitteln.
Systemübersicht
Kleine, kontrollierbare Komponenten statt Blackbox
Der Workflow trennt Dokumenteingang, Extraktion, Entscheidungsunterstützung und Übergabe. Dadurch kann jeder Schritt geprüft, ersetzt oder erweitert werden.
Darstellungsprinzip: Architektur und Datenflüsse werden abstrahiert. Sicherheitsrelevante Details bleiben bewusst außerhalb der öffentlichen Website.
Dokumenteingang
Definierte Quellen für Belege und begleitende Informationen.
Extraktion
Regeln, Texterkennung und KI für strukturierte Felder und Merkmale.
Entscheidungslogik
Kontierungsvorschläge, Plausibilitätsregeln und Hinweise auf Ausnahmen.
Review-Oberfläche
Menschliche Freigabe mit sichtbaren Vorschlagsgrundlagen.
sevDesk-Anbindung
Kontrollierte Übergabe freigegebener Daten über API und MCP.
Architekturentscheidungen
Warum die Lösung so aufgebaut ist
Die technischen Entscheidungen folgen dem Prozess, dem Kontrollbedarf und dem realistischen Betriebsmodell – nicht einer möglichst großen Plattform.
Keine ungeprüfte Buchungsübergabe
KI-Vorschläge werden bei fachlich relevanten Vorgängen nicht automatisch als Tatsache behandelt.
Konfidenz sichtbar machen
Unsicherheit muss in der Oberfläche erkennbar sein und zu einer Prüfung führen.
Korrekturen dokumentieren
Abweichungen vom Vorschlag werden nachvollziehbar erfasst und können die Regeln verbessern.
Steuerberatung nicht ersetzen
Die Lösung unterstützt die operative Vorbereitung; steuerliche Bewertung bleibt bei den dafür verantwortlichen Personen.
Vertrauliche Projekte sichtbar machen
Öffentlich ist die Lösungslogik – nicht das Kundensystem.
Beispiele auf der Website verwenden ausschließlich synthetische Belegdaten. Reale Lieferanten, Beträge, Kontierungen und Buchhaltungsunterlagen werden nicht öffentlich dargestellt.
Übertragbarkeit
Geeignet für wiederkehrende, regelbasierte Belegtypen
Der Baustein passt zu kleineren Unternehmen mit wiederkehrenden Geschäftsvorfällen, definierten Prüfregeln und dem Wunsch, manuelle Vorbereitung zu reduzieren, ohne die fachliche Kontrolle abzugeben.